Personopplysninger i Tripol AS
Tripol AS (Tripol) er et norsk forsikringsmeglerforetak underlagt norsk lovgivning. Tripol opptrer i tråd med gjeldende personvernregler og ønsker å opptre med integritet og respekt for gjeldende regler og med fokus på beskyttelse av individers rettigheter i henhold til personvernlovgivningen.
Denne erklæringen beskriver hvordan Tripol forholder seg til Personopplysningsloven og The General Data Protection Regulation (GDPR) og hvordan data behandles. Dette dokument gjelder for alle personopplysninger som Tripol samler inn, uavhengig av kilde, men er ikke å anse som en kontrakt da dette er regulert av de underliggende lover.
Tripol jobber stadig med å forbedre og utvikle våre tjenester, produkter og nettsider, og denne personvernerklæringen vil kunne bli oppdatert fra tid til annen. Ved vesentlige endringer vil Tripol informere på hensiktsmessig måte og dersom Tripol er pålagt å gjøre det ved lov.
Hvilke opplysninger vil Tripol kunne samle inn?
For å plassere og administrere forsikringer på vegne av våre kunder, vil Tripol kunne samle inn opplysninger om kunden og eventuelle nærstående parter.
Kunden kan være en person, et selskap eller deres representant. Omfang og type personopplysninger Tripol samler inn varierer avhengig av hvilken type forsikringer det gjelder. Generelt vil dette inkludere bakgrunns- og kontaktinformasjon om forsikringstakeren eller deres representant, og forhold som er relevante for forvaltningen av forsikringen og forsikringsselskapenes risikovurdering. I noen tilfeller er det nødvendig for Tripol å samle inn og bruke spesielle kategorier av data (sensitiv), for eksempel helsedetaljer etc.
I tillegg til det som er nevnt ovenfor, kan vi samle inn personlig informasjon som:
kontaktinformasjon (navn, e-postadresse, postadresse, telefonnummer).
finansiell informasjon.
andre relevante opplysninger som tittel, stillingskategori og yrke.
Tripol understreker at det ikke samles inn sensitive personlige data med mindre det er nødvendig. Hvis du gir oss klassifisert informasjon som er sensitiv, godtar du imidlertid og uttrykker ditt samtykke til at vi kan samle den inn og bruke det for det formål det er tiltenkt.
Juridisk grunnlag
Tripols grunnlag for å samle data er basert på aktuelle lovgivning og man samler ikke inn for bruk til annet formål enn det som er angitt eller som man er berettiget til å samle inn.
Når du gir Tripol opplysninger om en tredjepart bør du bør du gi denne informasjon om Tripols rolle som forsikringsformidler/forsikringsmegler.
Når og hvor innhenter Tripol personlige data?
Tripol samler inn opplysninger fra deg når vi ber om et tilbud i forbindelse med et megleroppdrag.
Informasjon om deg kan også bli gitt til Tripol av en annen forsikringsmegler, arbeidsgiver, familiemedlem eller annen tredjeperson som et ledd i et oppdrag.
Tripol kan samle inn opplysninger om deg fra andre kilder der Tripol mener at dette er nødvendig for å håndtere risikoen knyttet til en forsikring eller for å bekjempe økonomisk kriminalitet. Disse kildene kan omfatte offentlige registre og databaser.
Tripol samler inn opplysninger fra deg når du melder inn et erstatningskrav under forsikringen.
Tripol kan også samle inn opplysninger om deg hvis kravet er gjort av en annen person som har et nært forhold til deg eller ellers er knyttet til kravet - for eksempel hvis forsikringstakeren er din arbeidsgiver eller hvis representanten til en tredjeparts fordringshaver kontakter oss i forbindelse med et krav.
Når du søker stilling hos Tripol.
Til hvilke formål bruker Tripol personopplysninger?
Tripol vil bruke personlige opplysninger til å vurdere en forespørsel i forbindelse med et oppdrag om plassering av forsikring, gjøre et anbud på vegne av kunden, samt vurdere risiko med tanke på å gi best mulig råd om kundens behov for risikoavlastning.
Når Tripol har bistått i plassering av forsikringene til en kunde, bruker Tripol dine personlige data til å administrere forsikringene, behandle dine spørsmål og administrere en fornyelsesprosess.
Tripol kan bruke dine personlige opplysninger til formål knyttet til våre lovlige og lovbestemte forpliktelser som forsikringsformidler.
Om det fremmes et forsikringskrav som Tripol bistår i, vil Tripol bruke dine personlige data til å vurdere kravet, samt kommunisere og forhandle med forsikringsselskapene.
Tripol vil kun bruker personopplysninger til de formålene som er angitt og understreker:
Tripols bruk av dine personopplysninger er nødvendig for å oppfylle en kontrakt eller ta skritt for å inngå en kontrakt med deg (for eksempel for å administrere forsikringen), eller
Tripols bruk av personopplysninger er nødvendig for å overholde en relevant juridisk eller andre forpliktelse Tripol er underlagt.
Tripols bruk av personlige data er nødvendig for å støtte legale interesser som vi har som en selskap, forutsatt at de alltid utføres på en måte som respekterer dine personvernrettigheter.
Før Tripol samler inn og/eller bruker noen spesielle kategorier av data (sensitive), så vil dette alltid være begrunnet i loven eller i avtale/samtykke. Dette vil typisk være:
eksplisitte samtykke
ved etablering eller i forsvar av oss eller tredjepart mot juridiske krav
et spesifikt unntak som er gitt i lover i EUs medlemsstater og andre land
Hvis du gir ditt eksplisitte samtykke til Tripol om å behandle spesielle kategorier (sensitive) av data, kan du til enhver tid trekke tilbake ditt samtykket til slik behandling.
Du bør imidlertid være oppmerksom på at hvis du velger å gjøre det, vil dette kunne ha betydning for Tripols muligheten til å oppfylle avtalen med deg. Hvis du velger å trekke tilbake samtykket, vil Tripol kunne fortelle deg mer om mulige konsekvenser.
Hvem deler Tripol personlig data med?
Tripol kan også dele dataene med tredjeparter som Tripol samarbeider med for å forbedre vår leveranse. Disse tredjepartene vil for å kunne utføre oppdraget ha behov for tilgang til dine personopplysninger.
For forsikrede kan disse tredjepartene omfatte:
Andre forsikringsselskaper, mellommenn, inkludert men ikke begrenset til andre forsikringsmeglere eller forsikringsrådgivere.
Tjenesteleverandører, som hjelper med å administrere våre IT- og administrasjons systemer.
Advokater og andre profesjonelle tjenester som regnskapstjenester og revisor.
Ved forsikringskrav kan dette inkludere:
Tredjeparter som jobber med å håndtere erstatningskravet.
Skadeoppgjørselskap.
Tjenesteleverandører, som hjelper med å administrere våre IT- og administrasjons systemer.
Advokater, som kan være juridiske representanter for deg, oss eller en tredjeparts fordringshaver.
Hvor lenge lagrer Tripol personlig data?
Tripol beholder dine personlige opplysninger så lenge det er nødvendig for å oppfylle en avtale. Tripol lagrer derfor personopplysninger så lenge Tripol yter en tjeneste. Når Tripols forretningsmessige forbindelse er avsluttet vil Tripol kunne lagre personopplysninger til våre forpliktelser i henhold til spesiell lovgivning, som f eks. bokføringsloven og hvitvaskingsloven, opphører. I noen tilfeller vil vi lagre dine personopplysninger for en lengre periode, for eksempel:
dersom foreldelsesfrist for et potensielt krav er ti (10) år, vil vi lagre personopplysninger i ti (10) år for å kunne være i stand til å beskytte oss mot potensielle krav.
Når personlige data ikke lenger er påkrevet, vil Tripol sørge for at de blir slettet.
Dine rettigheter
Ved henvendelse vil Tripol gi deg innsyn i personopplysningene Tripol har lagret om deg, hvordan Tripol bruker dem, hvor de kommer fra, og hva vi bruker dem til. Du kan få opplysninger om hvor lenge vi lagrer personopplysningene dine og om hvem som mottar personopplysninger om deg. Din rett til innsyn kan imidlertid være begrenset av lovgivning, beskyttelse av andres personvern og hensynet til vår forretningsdrift og praksis.
Under gitte omstendigheter kan du fremme innsigelser mot Tripol sin bruk av personopplysningene dine, spesielt der dette er basert på Tripol sin vurdering av berettiget bruk. Du vil også kunne kreve retting, sletting og du har rett til å trekke tilbake en aksept til å samle inn, lagre og bruke personopplysninger. Vær oppmerksom på at hvis samtykket blir trukket tilbake, kan det hende at Tripol ikke kan tilby bestemte tjenester eller produkter. Vær også oppmerksom på at Tripol i noen tilfeller allikevel vil fortsette å bruke dine personopplysninger, for eksempel dersom Tripol er pålagt eller har hjemmel til dette i lov.
Kontaktinformasjon for generelle henvendelser og for klage
Du er alltid velkommen til å kontakte Tripol hvis du har spørsmål om dine personvernrettigheter og om hvordan vi registrerer og bruker personopplysninger.
Tripol sitt Personvernombud kan kontaktes per e-post; personvernombud@tripol.no
Dersom du ikke er fornøyd med hvordan Tripol samler inn, lagrer og bruker personopplysninger om deg, og din dialog med vårt personvernombud ikke har ført til et tilfredsstillende resultat, kan du også sende inn klage til det norske Datatilsynet:
Tollbugata 3, 0152 Oslo, Postadresse: Postboks 8177 Dep., 0152 Oslo,
E-post: postkasse@datatilsynet.no
Lysaker, 2. Januar 2020